Przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości wymaga uwzględnienia wielu detali, które na prawdę często są zauważalne dopiero w trakcie samego wydarzenia. Zdjęcia i nagrania nie powstają tylko dzięki sprzętowi, ale także dzięki umiejętności obserwacji, przewidywania sytuacji oraz dostosowania się do zmieniających się warunków. Każda uroczystość ma inny przebieg, dlatego sposób dokumentowania bardzo poważnych chwil zależy między innymi od miejsca, harmonogramu, liczby uczestników a także charakteru spotkania.
W praktyce duże znaczenie ma wcześniejsze poznanie planu dnia, ponieważ pozwala lepiej przygotować się na momenty wymagające szybkiej reakcji.
Wybierając osobę odpowiedzialną za zapis wydarzenia, wiele ludzi zwraca uwagę na połączenie zdjęć i filmu. Fotograf i kamerzysta na wesele mogą pracować niezależnie lub współdziałać, ażeby uchwycić różnorodne elementy uroczystości z odmiennych perspektyw. Zdjęcia pozwalają zatrzymać pojedyncze chwile, emocje i szczegóły, jednak nagranie pokazuje ruch, dźwięki oraz kolejność wydarzeń. W praktyce istotne jest jednak nie tylko i wyłącznie samo rejestrowanie obrazu, ale też sposób poruszania się w trakcie uroczystości. Osoby zajmujące się dokumentacją muszą na prawdę bardzo często znaleźć równowagę między obecnością w właściwym miejscu a pozostawaniem możliwie dyskretnym, by nie zakłócać przebiegu spotkania.
Istotnym etapem przygotowań jest postanowienie oczekiwań dotyczących końcowego materiału. Różnorodne osoby mogą mieć inne wyobrażenie o tym, które momenty są bardzo istotne i jaki styl dokumentacji będzie dla nich dobry. W praktyce rozmowa przed wydarzeniem pomaga określić między innymi plan dnia, szczególne chwile wymagające sugestie a także kwestie techniczne powiązane z miejscem realizacji. Znaczenie mają też warunki, w jakich odbywa się uroczystość. Oświetlenie sali, przestrzeń do poruszania się czy pogoda podczas części plenerowej mogą wpływać na sposób pracy i wymagają dobrego przygotowania.
Dokumentowanie wesela jest procesem, który obejmuje nie tylko i wyłącznie sam dzień uroczystości, niemniej jednak również późniejsze opracowanie materiałów. Selekcja zdjęć, montaż filmu czy przygotowanie wybranych ujęć wymagają czasu a także dokładności. W praktyce nie wszystkie zarejestrowane fragmenty trafiają do końcowego materiału, ponieważ wybierane są te, które najlepiej oddają przebieg wydarzenia. Znaczenie mają zarówno główne momenty uroczystości, jak i mniejsze sytuacje pojawiające się poza oficjalnym programem, takie jak reakcje gości, krótkie rozmowy czy detale dekoracji. Ostateczny charakter przygotowanych materiałów zależy od wielu czynników, w głównej mierze sposobu pracy, indywidualnych ustaleń oraz przebiegu samego wydarzenia.