Wybór sposobu ogrzewania coraz częściej jest związany z analizą całego budynku, a nie tylko z porównaniem parametrów dostępnych urządzeń. W sytuacji nowych obiektów decyzje dotyczące źródła ciepła można połączyć z projektem instalacji już na wczesnym etapie. Pompa ciepła pracuje w określonych ustaleniach i jej działanie zależy od temperatury źródła, temperatury potrzebnej przez instalację a także aktualnego zapotrzebowania na energię.

Dlatego znaczenie ma nie tylko powierzchnia ogrzewanych pomieszczeń, lecz również sposób wykonania przegród, poziom izolacji i charakterystyka stolarki. W praktyce dwa budynki o podobnym metrażu mogą wymagać zupełnie innego podejścia. Jeden będzie potrzebował niewielkiej ilości energii do utrzymania zadanej temperatury, w trakcie gdy drugi, przy większych stratach ciepła, będzie wymagał intensywniejszej pracy instalacji. Takie różnice są w szczególności widoczne w czasie chłodniejszych dni, kiedy zapotrzebowanie na ogrzewanie bardzo szybko rośnie.

Przy projektowaniu systemu ważne jest też określenie, w jaki sposób ciepło zostanie przekazane do poszczególnych wnętrz. Niskotemperaturowe instalacje grzewcze mają inną charakterystykę niż układy wymagające wysokiej temperatury wody. W przypadku ogrzewania podłogowego duża powierzchnia przekazywania ciepła umożliwia pracować przy innych parametrach niż w instalacji wyposażonej jedynie w tradycyjne grzejniki. Nie znaczy to jednakże, że jeden rodzaj odbiorników samoczynnie pasuje do każdego budynku. Podczas modernizacji istniejącego domu trzeba sprawdzić między innymi wielkość grzejników, stan instalacji oraz rzeczywiste straty ciepła. Czasem potrzebna jest zmiana części instalacji, a czasami wystarczające okazuje się inne ustawienie jej parametrów. Decyzja zależy od konkretnego przypadku. Zbyt pochopna ocena może prowadzić do sytuacji, w której źródło ciepła będzie musiało pracować przy parametrach odbiegających od tych, które przyjęto w trakcie projektowania.

Znaczenie ma także lokalizacja elementów umiejscowionych na zewnątrz systemu. W przypadku powietrznych pomp ciepła nie wystarczy wyszukać miejsce, w którym jednostka fizycznie się zmieści. Trzeba uwzględnić wymianę powietrza, sposobność odprowadzania wody oraz warunki panujące w najbliższym otoczeniu. Zimą w trakcie odszraniania może powstawać woda, która przy nieprawidłowym odprowadzeniu zamarza w pobliżu urządzenia. Problem może pojawić się także wtedy, gdy jednostka zostanie ustawiona w miejscu ograniczającym swobodny obieg powietrza. Dalszym aspektem jest hałas, którego odbiór zależy od odległości urządzenia od okien, ścian i wnętrz użytkowych. Takie kwestie najlepiej prześledzić przed wykonaniem instalacji, ponieważ późniejsza zmiana zlokalizowania może wymagać dodatkowych prac. W praktyce właśnie drobne decyzje projektowe mają wpływ na wygodę obsługi i warunki funkcjonowania systemu przez cały sezon.

Pompy ciepła w innowacyjnym budownictwie mogą współpracować z innymi rozwiązaniami ograniczającymi zapotrzebowanie na energię, ale ich praca nadal uzależniony jest od bieżących warunków. Inaczej wygląda zapotrzebowanie w słoneczny dzień przejściowego sezonu, przeciwnie podczas kilkudniowego mrozu, a jeszcze przeciwnie wówczas, gdy budynek jest czasowo nieużytkowany. Sterowanie musi uwzględniać te zmiany, choćby zakres możliwej regulacji uzależniony jest od zastosowanego systemu. Warto obserwować nie tylko i wyłącznie temperaturę w pomieszczeniach, niemniej jednak także zachowanie instalacji w różnych okresach. Nagła zmiana zużycia energii może wynikać z pogody, zwiększonego poboru ciepłej wody, zmiany ustawień lub problemu z konkretnym elementem systemu. Pomocne jest prowadzenie prostych obserwacji przez dłuższy czas, ponieważ pojedynczy odczyt niewiele mówi o charakterystyce całej instalacji. Przy ocenie działania ogrzewania trzeba zatem brać pod uwagę budynek, instalację odbiorczą, źródło ciepła oraz sposób użytkowania jako wzajemnie zależne od siebie elementy.

Zobacz: pompy ciepła R290.