W codziennym funkcjonowaniu zakładu pracy kwestie związane z bezpieczeństwem nie ograniczają się do jednorazowego przekazania pracownikom określonych zasad. Sposób wykonywania zadań, organizacja stanowisk, używane urządzenia oraz zmieniające się warunki mogą powodować, że wcześniejsze ustalenia wymagają sprawdzenia albo wypełnienia. Właśnie dlatego szkolenia bhp są traktowane jako szczegół organizacji pracy, a nie wyłącznie formalność wykonywana przy rozpoczęciu zatrudnienia.

Ich zakres powinien odpowiadać rodzajowi wykonywanych obowiązków, ponieważ inne zagrożenia występują przy pracy biurowej, inne przy obsłudze maszyn, a jeszcze inne podczas prac wykonywanych w terenie. W praktyce znaczenie ma także to, czy pracownik w rzeczywistości rozumie przekazywane informacje i potrafi odnieść je do sytuacji występujących na jego stanowisku. Sama obecność na szkoleniu nie przesądza o tym, jak zasady będą stosowane później.

Istotnym elementem organizacji bezpieczeństwa jest także bieżąca obserwacja warunków, w których wykonywana jest praca. Nadzór BHP może obejmować między innymi sprawdzanie organizacji stanowisk, sposobu korzystania z urządzeń i środków ochrony, przestrzegania ustalonych procedur a także reagowanie na zauważone nieprawidłowości. Nie każda sytuacja daje się jednakże ocenić jedynie na podstawie dokumentacji. W trakcie rzeczywistej pracy mogą pojawić się kłopoty, których wcześniej nie przewidziano, np niewłaściwe ustawienie wyposażenia, utrudnione przejście, zmiana sposobu wykonywania czynności lub stosowanie rozwiązania innego niż opisane w instrukcji. Dlatego obserwacja pracy ma znaczenie uzupełniające wobec dokumentów i procedur. O ile zostanie zauważona niezgodność, dalsze działania zależą od jej rodzaju, miejsca występowania oraz możliwych skutków. Czasem wystarcza korekta organizacyjna, a w innych przypadkach potrzebne jest dodatkowe wyjaśnienie zasad lub ponowna ocena danego stanowiska.

Warto również zwrócić uwagę na sytuacje, w których zmienia się sposób wykonywania pracy. Zakup nowej maszyny, przeniesienie stanowiska, wykorzystanie innej technologii, zmiana zakresu obowiązków czy rozpoczęcie prac wymagających nowych czynności mogą wpływać na wcześniej przyjęte zasady. W takich przypadkach szkolenia bhp powinny być rozpatrywane w odniesieniu do aktualnych warunków, a nie tylko do informacji przekazanych pracownikowi kilka miesięcy lub lat przedtem. Tak samo nadzór BHP nie powinien być postrzegany jedynie jako kontrola błędów. Jego praktyczny zakres wiąże się również z zauważaniem modyfikacji i sprawdzaniem, czy przyjęte rozwiązania nadal odpowiadają rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy. Znaczenie ma w dodatku regularność działań, ponieważ pojedyncza kontrola pokazuje stan obowiązujący w konkretnym momencie, natomiast warunki pracy mogą przerabiać się wraz z organizacją obowiązków.

Na uwagę zasługuje też sposób dokumentowania działań związanych z bezpieczeństwem. Dokumenty szkoleniowe, instrukcje, wyniki testom czy informacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości pozwalają odtworzyć, jakie zasady obowiązywały i jakie działania podejmowano. Jednocześnie sama dokumentacja nie zastępuje oceny rzeczywistych warunków pracy. W pewnych sytuacjach procedura jest prawidłowo opracowana, niemniej jednak jej zapisy nie odpowiadają zmianom, które zaszły na stanowisku. Wtedy potrzebne jest ranking zapisów z tym, co w rzeczywistości dzieje się podczas wykonywania obowiązków. Takie podejście umożliwia rozdzielić kwestie formalne od praktycznych i wskazać miejsca, w których niezbędne jest uzupełnienie informacji, zmiana organizacji pracy albo ponowne przekazanie pracownikom określonych zasad.

Zobacz również: nadzór bhp w Poznaniu.